Een handelsnaam is beschermd zodra je hem gebruikt, niet zodra je hem bij de KvK inschrijft. Dat verrast veel creatieve ondernemers. De inschrijving in het Handelsregister voelt als een claim op de naam, maar juridisch bewijst die vooral dát je bestaat. Wie het eerst onder een naam naar buiten trad, heeft op grond van de Handelsnaamwet de oudste rechten. Voor een studio of bureau dat groeit, is dat reden om twee dingen tegelijk te regelen: de naam en de structuur erachter.
Waarom de KvK-inschrijving je niet redt
Het handelsnaamrecht ontstaat door feitelijk gebruik. Denk aan je website en de naam waaronder klanten je kennen. Artikel 5 van de Handelsnaamwet verbiedt het voeren van een jongere handelsnaam die bij het publiek verwarring kan wekken met een oudere. Daarbij kijkt de rechter onder meer naar de aard van beide bedrijven en de plaats waar ze actief zijn.
Dat werkt twee kanten op. Jij kunt optreden tegen een nieuwkomer die te dicht tegen jouw naam aankruipt. Maar een ouder bedrijf met een vergelijkbare naam kan ook bij jou aankloppen, zelfs jaren na jouw start. Een creatieve naam die landelijk online zichtbaar is, botst sneller dan een naam die alleen lokaal wordt gebruikt.
Wat je kunt doen bij een naamconflict
Bij een conflict begint het met bewijs. Wie kan aantonen de naam als eerste gevoerd te hebben, staat sterker. Bewaar daarom oude offertes en gearchiveerde publicaties waarin je naam voorkomt. Daarna volgt meestal een sommatiebrief, waarin de ene partij de andere vraagt het gebruik van de naam te staken, en pas als dat niets oplevert een procedure bij de rechter.
Veel ondernemers zoeken pas juridische hulp als die brief al op de mat ligt, terwijl een vroege controle vaak goedkoper uitpakt. Op de site van Liaise Advocaten staat uitgelegd hoe zo’n handelsnaamconflict in de praktijk verloopt, van de eerste beoordeling tot een eventuele rechtszaak. Weeg daarbij eerlijk af hoe haalbaar een zaak is. Recht hebben en recht halen zijn twee verschillende dingen, en een procedure kost al snel maanden. Soms is een afspraak over naast elkaar bestaan, vastgelegd in een co-existentieovereenkomst, een beter resultaat dan een gewonnen zaak die je veel tijd kost.
Wil je sterker staan, overweeg dan een merkregistratie bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP). Een geregistreerd merk geeft bescherming in de hele Benelux en is niet afhankelijk van de plaats waar je feitelijk actief bent. Voor een naam waarmee je landelijk of internationaal wilt groeien, is dat een logische stap.
De structuur achter de naam groeit mee
Een naamconflict legt vaak een tweede zwakke plek bloot. Veel creatieve bedrijven zijn gestart als eenmanszaak of vof, terwijl er inmiddels personeel of meerdere oprichters bij betrokken zijn. Dan wordt ineens heel concreet wie de handelsnaam en het overige intellectuele eigendom, zoals ontwerpen, eigenlijk bezit. Staat de naam op naam van één oprichter of van de vennootschap? Vaak is dat nergens expliciet vastgelegd.
Bij een overstap naar een bv met holdingstructuur, waarbij een moeder-bv boven de werk-bv staat, kan een ondernemingsrecht advocaat meekijken naar waar de naam en het intellectueel eigendom het beste ondergebracht worden, en wat daarover in de aandeelhoudersovereenkomst moet staan. Dat voorkomt dat bij een conflict tussen oprichters onduidelijk is wie met de naam verder mag. Juist in de creatieve sector, waar de naam vaak het waardevolste bezit is, loont het om dat vast te leggen voordat de verhoudingen op scherp staan.
Begin met een nulmeting van je naam
Controleer het Handelsregister en het merkenregister van het BOIP op namen die op de jouwe lijken. Leg vast sinds wanneer jij je naam gebruikt en bewaar dat bewijs op één plek. Groei je door, bekijk dan of een merkregistratie en een duidelijke plek voor de naam in je bedrijfsstructuur nodig zijn. Dat kost vooraf een paar uur en wat registratiekosten. Een gedwongen naamswijziging na jaren kost een veelvoud, in geld én in naamsbekendheid die je opnieuw moet opbouwen.
